Cuentas por Pagar (CxP)

Las Cuentas por Pagar son el dinero que tu empresa le debe a sus proveedores por gastos, compras e importaciones que aún no has pagado por completo. Este módulo reúne, en un solo lugar, cuánto le debes a cada proveedor, qué documentos siguen pendientes y qué tan atrasada está cada deuda. Es el auxiliar de la cuenta contable de cuentas por pagar del mayor: los saldos no se escriben a mano, se calculan a partir de tus asientos contables y de tus documentos.

¿Para qué sirve?

• Saber cuánto le debes en total a tus proveedores y a cada uno por separado.
• Identificar qué facturas de gasto o compra están vencidas y por cuántos días.
• Planificar tus pagos y tu flujo de caja: pagar primero lo más atrasado o lo más grande.
• Detectar anticipos que le pagaste a un proveedor y que todavía no se han aplicado a un gasto o compra.
• Verificar que tu contabilidad cuadre: el saldo que muestra este módulo debe coincidir con la cuenta de cuentas por pagar en tus estados financieros.

Cómo llegar

Desde el menú lateral entra a Compras / Gastos → Cuentas por Pagar. Verás la pantalla principal (la ruta /cxp). Desde ahí, el botón "Ver Detalle" te lleva a la vista del auxiliar/mayor por movimientos (/cxp-details), y el botón "Ver Aglomerado" te regresa al resumen.

La Fecha de Corte

En la parte superior encontrarás un selector de Fecha de corte. Todos los cálculos del módulo se hacen "hasta" esa fecha: solo se consideran los documentos y pagos registrados en o antes de ella. Por defecto es la fecha de hoy. Cámbiala si quieres ver cómo estaba tu deuda al cierre de un mes anterior. La fecha seleccionada se recuerda mientras dure tu sesión.

Las Tres Vistas del Resumen

En la pantalla principal, el selector superior te permite alternar entre tres vistas: Resumen, Antigüedad y Anticipos.

Vista 1: Resumen (saldo por proveedor)

Muestra una fila por proveedor con el saldo pendiente total que le debes. Es la forma más rápida de ver a quién le debes y cuánto. Cada columna incluye:

• Proveedor: nombre del proveedor. Al hacer clic te lleva a su ficha de detalle.
• Moneda: la moneda de la deuda (por ejemplo DOP o USD).
• Pendiente: el monto que aún le debes a ese proveedor.

Al final de la tabla se muestra el Balance Total en DOP con la cantidad de registros. Como un proveedor puede tener deuda en distintas monedas, el total general se convierte y se suma en la moneda local (DOP) usando la tasa de cambio; por eso no se suman directamente montos de monedas diferentes.

Puedes filtrar por Deuda Mín y Deuda Máx para ver, por ejemplo, solo los proveedores a los que les debes más de cierto monto. El botón "Limpiar" quita esos filtros. También hay filtros adicionales por ID, fecha, monto total, monto pagado y monto pendiente.

Vista 2: Antigüedad de Saldos (aging)

La antigüedad de saldos (o "aging") clasifica lo que debes según cuántos días lleva vencido cada documento, tomando como referencia su fecha de vencimiento. Esto te dice no solo cuánto debes, sino qué tan urgente es pagarlo. Los tramos son:

• Corriente: deuda que todavía no ha vencido.
• 1-30: vencida entre 1 y 30 días.
• 31-60: vencida entre 31 y 60 días.
• 61-90: vencida entre 61 y 90 días.
• 90+: vencida hace más de 90 días. Se resalta en rojo por ser la deuda más atrasada.

Cada fila es un proveedor con su deuda repartida entre esos tramos y su Total. Al hacer clic en un proveedor se abre debajo el detalle por factura: cada documento pendiente con su referencia, NCF, fecha, fecha de vencimiento, días vencidos, tramo y monto pendiente. Desde la referencia puedes abrir el documento original (gasto, compra, gasto menor o importación) en una pestaña nueva.

En esta vista, el botón PDF genera un reporte imprimible de la antigüedad de saldos (requiere el permiso de exportación de CxP).

Vista 3: Anticipos a Proveedores (saldo a favor nuestro)

Un anticipo es dinero que le pagaste a un proveedor por adelantado (o de más) y que todavía no se ha aplicado a un gasto o compra. Esta vista muestra, por proveedor, el Total Adelantado, el Total Aplicado y el Saldo a Favor que aún tienes disponible con él.

Estos montos salen del saldo de la cuenta contable Anticipos a Proveedores (un activo) tomado del mayor. Para que esta vista funcione, esa cuenta debe estar configurada en tu plan de cuentas. Un saldo negativo (en rojo) es una anomalía —normalmente un anticipo aplicado de más— y conviene revisarlo.

La Vista de Detalle (Auxiliar / Mayor)

Desde el botón "Ver Detalle" llegas al auxiliar de CxP, que lista todos los movimientos que afectan tu cuenta de cuentas por pagar: los cargos (gastos, compras, importaciones, notas de crédito/débito) y los pagos que has aplicado. Es el equivalente al mayor de esa cuenta, ordenado por proveedor y fecha.

Cada fila muestra el tipo de movimiento y su referencia, el proveedor, la fecha, el NCF, el Cargo (lo que aumentó la deuda), el Pago (lo que la redujo) y el Movimiento neto. Un movimiento neto en verde (negativo) indica que ese renglón redujo la deuda. Los movimientos con documento navegable (gasto, compra, gasto menor, importación, notas) tienen un enlace que abre el documento original.

El detalle está neteado en la moneda local (DOP) porque consolida movimientos que pueden estar en distintas monedas. Al final se muestra el Balance Total en esa moneda. Esta vista también incluye su propio selector de Detalle y Antigüedad, con filtro por proveedor.

Cómo se Reducen tus Cuentas por Pagar

La deuda de CxP nace cuando registras un gasto, una compra o una importación a crédito (sin pagarlos de una vez). Esa deuda disminuye de dos formas:

• Pagos de Gastos / Compras: cada pago que aplicas a un gasto o compra reduce el saldo pendiente de ese documento. Los gestionas desde Compras / Gastos → Pagos / Gastos.
• Notas de Crédito de compras: cuando un proveedor te acredita un monto (por una devolución, un descuento o una corrección), la nota de crédito disminuye lo que le debes.
• Notas de Débito: por el contrario, pueden aumentar el saldo cuando corresponde un cargo adicional del proveedor.

Como el saldo de CxP se calcula a partir de los asientos contables, cualquier pago, nota de crédito o nota de débito correctamente registrado se refleja automáticamente en el módulo. No hace falta actualizar la deuda a mano.

Conceptos Clave

• Saldo pendiente: el monto total de un documento menos lo que ya has pagado. Cuando llega a cero, el documento deja de aparecer como deuda.
• Antigüedad (aging): clasificación de la deuda por días vencidos respecto a su fecha de vencimiento. Sirve para priorizar pagos.
• Auxiliar / Mayor: el detalle movimiento por movimiento de la cuenta de cuentas por pagar. La suma de los saldos por proveedor debe coincidir con el saldo de esa cuenta en tus estados financieros.
• Anticipo a proveedor: pago adelantado o sobrepago aún no aplicado; es un saldo a tu favor, no una deuda.
• Fecha de vencimiento: la fecha en que debías pagar el documento; es la base del cálculo de antigüedad.

¿Por qué el Resumen y la Antigüedad usan fuentes distintas?

El Resumen toma los montos del mayor (los asientos contables de la cuenta de cuentas por pagar). La Antigüedad, en cambio, toma los montos de los documentos (las facturas de gasto/compra), porque solo el documento guarda la fecha de vencimiento necesaria para clasificar la deuda por días. En condiciones normales ambas cifras coinciden.

Errores y Descuadres Comunes

• Diferencia entre Resumen y Antigüedad: suele indicar que el asiento contable de una factura del proveedor, o un pago aplicado a esa factura, no está bien registrado. Revisa los asientos de esos documentos.
• Saldo de anticipos en negativo (rojo): normalmente un anticipo aplicado de más. Revisa los pagos y su aplicación a gastos/compras.
• Un proveedor que no debería aparecer: revisa si le falta registrar un pago o una nota de crédito que ya ocurrió.
• La vista de Anticipos aparece vacía o incompleta: verifica que la cuenta contable "Anticipos a Proveedores" esté configurada en tu plan de cuentas.
• Diferencias de moneda: recuerda que los totales generales se consolidan en DOP con la tasa de cambio; no compares directamente montos de monedas distintas.

Integridad Contable

El botón "Integridad Contable" abre una herramienta de diagnóstico que revisa tus asientos en busca de descuadres: asientos que no cuadran, grupos duplicados, o diferencias entre el auxiliar y el mayor. Si notas que el saldo de CxP no coincide con tu balance, ejecuta este diagnóstico para ubicar la causa. En Digimart, hasta un centavo de descuadre importa: conviene corregir la raíz del problema (el documento o el asiento) en lugar de ignorarlo.

Recomendación

Revisa tus Cuentas por Pagar con frecuencia, sobre todo la vista de Antigüedad, para no dejar vencer facturas de proveedores importantes. Mantén tus gastos, compras y pagos correctamente registrados: como todo el módulo se alimenta de los asientos contables y de los documentos, la exactitud de la CxP depende de la exactitud con que registres cada operación.