Conciliación Bancaria

La Conciliación Bancaria es el proceso de comparar los movimientos que tú registraste en Digimart para una cuenta con los movimientos que aparecen en el estado de cuenta del banco, para asegurarte de que ambos coincidan. El objetivo es que el saldo del sistema cuadre con el saldo real del banco. Diferencias como comisiones no registradas, cheques en tránsito o intereses ganados se detectan y ajustan aquí.

Cómo llegar

Desde el menú lateral entra a Conciliaciones Bancarias. Verás el listado de todas las conciliaciones con su cuenta, período, fecha de corte, saldo final y estado. Para iniciar una nueva, haz clic en el botón Nueva en la barra superior. Esto abre la pantalla Nueva Conciliación.

Paso 1: Elegir cuenta y período

Selecciona la Cuenta Bancaria que vas a conciliar (por ejemplo tu cuenta corriente en pesos) y el Período a revisar indicando las fechas "Desde" y "Hasta". Ambos campos son obligatorios; normalmente el período corresponde a un mes completo.

Paso 2: Saldo inicial

Indica el Saldo Inicial, es decir el saldo con el que arranca el período según el banco. Puedes escribirlo a mano o usar el botón Importar último para tomar el saldo final de la conciliación anterior. El botón Avanzado abre la ventana "Importar saldo de conciliación anterior", donde eliges una conciliación específica de la cual tomar el saldo final.

Guarda la conciliación para crearla. Al hacerlo queda en estado Borrador. Verás el aviso: "Primero crea la conciliación para poder registrar cargos bancarios, intereses y asientos de ajuste." Solo después de guardar podrás completarla.

Paso 3: Cargar el estado de cuenta del banco

Usa la opción Subir Estado de Cuenta para cargar el archivo que te da el banco. Se aceptan formatos PDF, XLSX, CSV, TXT o imagen ("PDF, XLSX, CSV o imagen — extracción automática"). El sistema lee el archivo y extrae automáticamente las transacciones, junto con datos como el banco, el número de cuenta, la fecha de corte, el saldo inicial y el saldo final.

Una vez procesado, verás una barra con la información detectada (Banco, Cuenta, Corte, Bal. Inicial) y cuatro indicadores: Balance Inicial, Ingresos (créditos del banco), Gastos (débitos del banco) y Balance Final. Opcionalmente puedes usar el botón Analizar con IA para obtener un resumen escrito de los movimientos.

El sistema también te advierte de posibles problemas del archivo, por ejemplo transacciones duplicadas, movimientos fuera del rango de fechas del período, o un saldo inicial del extracto que no coincide con el saldo final de la conciliación anterior. Revisa estas advertencias antes de continuar.

Paso 4: Emparejar los movimientos

El corazón de la conciliación es emparejar (hacer "match") cada movimiento del Sistema (lo que tú registraste) con su equivalente en el Banco (lo que cargaste del estado de cuenta). La pantalla muestra dos paneles lado a lado: a un lado las transacciones del sistema, al otro las del banco.

Emparejar automáticamente

Haz clic en Auto Coincidir para que el sistema busque coincidencias por su cuenta. Junto al botón hay un selector de tolerancia de fechas con las opciones "Exacto", "±1 día", "±2 días" y "±3 días", útil cuando el banco registra el movimiento uno o dos días después que tú. El sistema empareja los movimientos comparando tipo (una entrada del sistema con un depósito del banco, o una salida con un cargo), monto (deben coincidir al centavo) y fecha (dentro de la tolerancia elegida). Al terminar te informa cuántas coincidencias encontró.

Emparejar manualmente

También puedes seleccionar transacciones a mano haciendo clic sobre sus tarjetas. Las tarjetas seleccionadas se marcan con "Seleccionado" y las emparejadas automáticamente con "Coincidido". Usa los botones Todas o Ninguna para seleccionar o limpiar toda la lista de una vez. El botón Rango permite incluir transacciones del sistema que caen fuera del período de conciliación, por si un movimiento se registró en otra fecha.

Paso 5: Ajustes, cargos e intereses

Casi siempre el banco tiene movimientos que tú aún no habías registrado, como comisiones o intereses. Para cuadrar, regístralos aquí. En el bloque de cargos indicas el monto de Cargos Bancarios y la Cuenta Cargos Bancarios, y el monto de Intereses Generados con su Cuenta Intereses.

Para casos particulares usa el asiento de ajuste, donde eliges el Tipo de Ajuste ("Comisión Bancaria", "Intereses Ganados", "Cheque Devuelto (NSF)", "Nota de Débito", "Nota de Crédito" o "Error de Registro"), el Monto, la Descripción, la Cuenta Débito y la Cuenta Crédito. Cada ajuste genera su propio asiento contable, que aparece listado en "Asientos Generados".

Paso 6: Verificar el cuadre y conciliar

A medida que emparejas y registras ajustes, el sistema calcula cinco valores: Saldo Inicial, Entradas, Salidas, Saldo Sistema y Saldo Final (calculado como Saldo Inicial + Entradas - Salidas). La conciliación cuadra cuando el Saldo Final es prácticamente cero (0.00): en ese momento se muestra en verde, señal de que el saldo del sistema coincide con el del banco.

Cuando todo cuadre, haz clic en Conciliar. El sistema creará los asientos de cargos e intereses pendientes, marcará las transacciones emparejadas como conciliadas y cambiará el estado a Completada. Verás el aviso: "Conciliación completada — no se pueden realizar más cambios." A partir de ahí la conciliación queda bloqueada para edición.

Si intentas conciliar con cargos o intereses cuyo asiento no tiene cuenta contable asignada, el sistema te pedirá "Selecciona una cuenta contable para cargos bancarios" o "Selecciona una cuenta contable para intereses generados".

Estados de una conciliación

• Borrador: la conciliación fue creada pero aún no se ha completado. Puedes cargar el estado de cuenta, emparejar movimientos y registrar ajustes. En el listado aparece como "Pendiente".
• Completada: la conciliación fue finalizada y las transacciones quedaron marcadas como conciliadas. No se puede modificar. En el listado aparece como "Conciliada".

Avisos y errores comunes

• "Las fechas de inicio y fin son requeridas." — falta indicar el período al crear la conciliación.
• "No se ha seleccionado ningún registro para conciliar." — intentas conciliar sin haber emparejado transacciones.
• "No se pueden agregar ajustes a una conciliación completada." — la conciliación ya fue cerrada.
• "No se pueden registrar asientos en un período contable cerrado." — el período contable de esas fechas ya está cerrado.
• "La cuenta bancaria no tiene cuenta contable asignada." — configura primero la cuenta contable de la cuenta bancaria.

Conceptos Clave

• Estado de cuenta: el reporte de movimientos que emite el banco para un período. Es la referencia "oficial" contra la que se compara.
• Emparejar (match): vincular un movimiento del sistema con su equivalente en el banco por tipo, monto y fecha.
• Saldo Final ≈ 0.00: la señal de que la cuenta está cuadrada; el saldo del sistema coincide con el del banco.
• Ajuste de conciliación: asiento que registra un movimiento del banco que tú aún no habías contabilizado (comisión, interés, cheque devuelto, etc.).
• Conciliado: estado que se aplica a los movimientos emparejados al completar la conciliación; aparece con un check verde en el detalle de la cuenta bancaria.

Para más sobre las cuentas y sus movimientos, consulta la guía de Cuentas Bancarias. Para analizar las entradas y salidas de dinero en el tiempo, revisa el Reporte de Flujo de Efectivo.