Eliminar o Fusionar Clientes Duplicados

Guía completa para depurar tu cartera de clientes sin perder documentos

Con el tiempo es normal que un mismo cliente termine registrado dos o tres veces: alguien lo creó desde el punto de venta, otra persona lo volvió a crear desde Facturas escribiendo el nombre distinto, o se importó una lista que ya existía. El resultado es que las facturas, los pagos y los estados de cuenta de una misma persona quedan repartidos entre varios registros y ningún reporte cuadra.

Digimart incluye un asistente de Fusión de duplicados que resuelve esto de forma segura: en lugar de borrar el registro repetido y dejar sus documentos huérfanos, primero reasigna todas sus facturas, pagos, asientos contables y demás registros al cliente que decidas conservar, y sólo entonces elimina el duplicado.

¿Por qué no simplemente eliminar el duplicado?

La opción "Eliminar" de la lista de clientes está pensada para registros que nunca se usaron. Si eliminas un cliente que ya tiene documentos, esos documentos no se borran: quedan apuntando a un cliente que ya no aparece en las búsquedas. Eso produce facturas sin nombre de cliente, estados de cuenta incompletos y diferencias entre el mayor y el auxiliar de Cuentas por Cobrar.

Por eso, cuando el cliente que quieres eliminar tiene historial, la vía correcta es fusionarlo, no eliminarlo. La fusión hace ambas cosas en un solo paso: mueve el historial y da de baja el duplicado.

Requisitos de acceso

La fusión es una operación sensible porque reescribe a qué cliente pertenecen documentos ya emitidos. Por eso está protegida por un permiso propio.

• Fusionar clientes duplicados (clients.merge): permiso necesario para ver el botón y ejecutar la fusión. Se asigna desde Configuración → Roles.
• Ver / buscar clientes (clients.view): necesario para que el asistente pueda listarte los grupos de duplicados.
• Los usuarios Super Administrador del negocio tienen ambos permisos de forma automática.

Si no ves el botón "Fusionar duplicados", pídele a un administrador que agregue el permiso Fusionar clientes duplicados a tu rol.

Dónde encontrar la función

Hay dos formas de abrir el asistente, y ambas llegan a la misma pantalla:

1. Desde Clientes, en la barra superior del listado, haz clic en el botón Fusionar duplicados (está junto al botón de Agregar cliente).
2. Desde Clientes, haz clic en la tarjeta de estadística Duplicados que aparece sobre la tabla. Se abre el resumen de duplicados detectados y, en el pie de ese resumen, encontrarás el botón Fusionar duplicados.

Cómo detecta Digimart los duplicados

El asistente no compara los datos tal cual están escritos, sino una versión normalizada de cada campo. Esto permite encontrar duplicados aunque estén escritos de forma distinta. Puedes elegir con qué criterio buscar.

Criterio 1: RNC / Cédula

Es el criterio más confiable y viene seleccionado por defecto. Antes de comparar, el sistema le quita al documento los guiones, los espacios y los puntos. De esta forma "001-1234567-8", "00112345678" y "001 1234567 8" se reconocen como el mismo documento.

Criterio 2: Nombre

Compara el nombre en minúsculas, sin espacios de más al inicio o al final, y colapsando los espacios repetidos en el medio. Así "Juan Pérez " y "juan pérez" caen en el mismo grupo. Úsalo cuando tus clientes fueron registrados sin cédula.

Criterio 3: Correo electrónico

Compara el correo en minúsculas y sin espacios. Es muy útil para clientes que llegaron desde la tienda en línea o desde formularios web, donde el correo suele ser el único dato consistente.

En los tres casos se ignoran los clientes ya eliminados y los que tienen el campo vacío: un grupo de "clientes sin correo" no es un grupo de duplicados.

Paso 1: Elegir el grupo de duplicados

Al abrir el asistente verás un selector con los tres criterios (RNC/Cédula, Nombre, Correo) y, debajo, la lista de grupos encontrados. Cada fila muestra el valor que se repite y cuántos clientes lo comparten.

Los grupos vienen ordenados de mayor a menor cantidad de repeticiones, así que los casos más graves aparecen primero. Haz clic sobre un grupo para trabajar con él.

Puedes cambiar de criterio en cualquier momento. Ten en cuenta que al cambiarlo se reinicia la selección que llevabas.

Paso 2: Decidir cuál cliente se queda

Dentro del grupo verás cada uno de los clientes repetidos con su ID, RNC/Cédula, correo, teléfono y fecha de creación. Debes tomar dos decisiones:

• Cuál se queda: marca el círculo (selector redondo) del cliente que quieres conservar. Queda resaltado con la etiqueta "Se queda". Es el registro que sobrevivirá y al que se le sumará todo el historial.
• Cuáles se fusionan: marca la casilla "Fusionar" en cada uno de los duplicados que quieres eliminar. Puedes fusionar varios duplicados a la vez contra el mismo sobreviviente.

Por defecto el asistente propone conservar el cliente más antiguo del grupo y fusionar los demás, porque normalmente el registro original es el que acumula el historial contable. Puedes cambiar esa elección libremente.

¿Cuál conviene conservar?

• El que tenga la ficha más completa y correcta (RNC bien escrito, dirección, condiciones de crédito, categoría).
• El que ya esté vinculado a otros módulos: un Paciente, un Socio con billeteras, un préstamo activo, una suscripción de cobro recurrente.
• Si ambos están igual de completos, conserva el más antiguo: su código interno y su número de referencia suelen aparecer en documentos impresos que ya entregaste.

Cuando termines, haz clic en Revisar impacto.

Paso 3: Revisar el impacto antes de confirmar

Esta es la pantalla más importante. Antes de tocar nada, Digimart cuenta todos los registros asociados a cada duplicado y te los muestra agrupados por tipo. Nada se ha modificado todavía: es sólo una vista previa.

Para cada duplicado verás el total de registros y el desglose. Estos son los tipos de información que se reasignan al cliente que se queda:

• Documentos de venta: facturas, cotizaciones, notas de crédito, notas de débito, facturas abiertas y otros documentos DGII.
• Cobros y contabilidad: pagos recibidos, grupos de pago, recibos de ingreso, asientos contables y sus líneas, movimientos bancarios y movimientos de inventario.
• Préstamos: préstamos vigentes e históricos donde el cliente figura como deudor.
• Punto de venta y tienda: ventas POS recientes y guardadas, cuentas de mesa, ventas de tienda en línea, órdenes de Shopify y PedidosYa, códigos de descuento.
• Pagos en línea: enlaces de pago y sus cobros, tarjetas guardadas, transacciones de Azul, autorizaciones, suscripciones y acuerdos de cobro recurrente.
• Ficha del cliente: contactos, solicitudes, firma, configuración y movimientos de billeteras, documentos adjuntos, comentarios y cuentas bancarias.
• Módulos verticales: pacientes, aseguradoras ARS, solicitudes de depuración, usuarios y eventos de control de acceso.
• Comunicaciones: conversaciones y mensajes de WhatsApp, notificaciones y secuencias de correo.

Si un duplicado muestra 0 registros, significa que nunca se usó: fusionarlo equivale simplemente a eliminarlo.

Completar campos vacíos

Si el cliente que se queda tiene campos en blanco (por ejemplo, no tiene correo) y alguno de los duplicados sí trae ese dato, el asistente te ofrece una casilla para completar los campos vacíos con la información del duplicado. Viene activada y te dice exactamente qué campos completaría.

Esta opción nunca sobrescribe información: sólo rellena lo que está vacío. Los campos que puede completar son correo, teléfonos, celular, RNC/Cédula y su tipo, dirección, ciudad, provincia, país, código postal, código interno, fecha de nacimiento, categoría y cuenta contable.

Motivo y confirmación

Para completar la fusión debes cumplir dos condiciones de seguridad:

1. Escribir un motivo de al menos 10 caracteres. Ejemplo: "cliente registrado dos veces con la misma cédula desde el POS". Este motivo queda guardado en la bitácora y en la ficha del cliente eliminado.
2. Escribir la palabra FUSIONAR en el campo de confirmación. Es una barrera intencional para evitar clics accidentales.

Recién cuando ambas condiciones se cumplen se habilita el botón Confirmar fusión.

Qué ocurre al confirmar

La fusión se ejecuta como una sola operación completa: o se aplican todos los cambios, o no se aplica ninguno. No existe un estado intermedio en el que la mitad de las facturas quedaron movidas y la otra mitad no.

1. Todos los registros de los duplicados pasan a apuntar al cliente que se queda.
2. Si marcaste la opción, se completan los campos vacíos del cliente sobreviviente.
3. Cada duplicado se marca como eliminado y se le libera el RNC/Cédula y el número de referencia, para que ese documento pueda volver a usarse si hiciera falta.
4. En la ficha interna del duplicado queda registrado con cuál cliente se fusionó, cuándo, quién lo hizo y con qué motivo.
5. Se genera un evento en la bitácora de auditoría del sistema.

Al terminar verás un mensaje indicando cuántos registros fueron reasignados, y el listado de clientes junto con el contador de duplicados se actualizan solos.

Qué NO cambia

Es importante entender que fusionar es una operación de reasignación, no de recálculo. Concretamente:

• No se elimina ningún documento. Las facturas, notas y pagos siguen existiendo con el mismo número, el mismo NCF y el mismo monto.
• No se modifican los montos ni los asientos contables. Sólo cambia a qué cliente están asociados; los débitos y créditos quedan intactos y el balance no se altera.
• No se re-emite nada ante la DGII. Los comprobantes ya reportados no se tocan; de hecho, si un duplicado tiene comprobantes aceptados, el sistema impide fusionarlo (ver «Protección fiscal» más abajo).
• No se suman los balances por arte de magia: el estado de cuenta del cliente sobreviviente pasa a incluir los documentos que antes estaban en el duplicado, que es exactamente el resultado esperado.

Casos especiales: registros únicos por cliente

Algunos datos sólo pueden existir una vez por cliente: la firma digital, la configuración de cada billetera, la configuración de DigiCobro y la configuración de depuraciones.

Cuando el cliente que se queda ya tiene uno de esos registros y el duplicado también, se conserva el del sobreviviente y se descarta el del duplicado. Esto se hace únicamente en esos casos puntuales y se reporta como parte del resultado de la fusión. Si el sobreviviente no lo tenía, se transfiere el del duplicado sin perder nada.

Protección fiscal: facturas ya emitidas a la DGII

Esta es la restricción más importante de la función. Digimart nunca reasigna un comprobante fiscal electrónico (e-CF) que la DGII ya aceptó. El cliente al que pertenece una factura emitida forma parte de lo que se reportó: cambiarlo haría que tu 607 dejara de coincidir con lo que efectivamente enviaste.

Por eso, si un cliente duplicado tiene al menos un comprobante aceptado, el sistema bloquea su fusión. Verás una alerta en rojo indicando cuáles son y cuántos, y el botón de confirmar queda deshabilitado.

Qué documentos se revisan

El sistema consulta la bitácora de envíos a la DGII (DgiiLogs) de cada uno de estos documentos y considera «emitido exitosamente» cuando la respuesta de la DGII fue Aceptado o Aceptado condicional:

• Facturas de venta
• Notas de crédito
• Notas de débito
• Otros documentos DGII

Los documentos en proceso, rechazados o que nunca se enviaron no bloquean la fusión: todavía no son un comprobante válido ante la DGII, así que pueden reasignarse sin afectar ningún reporte.

Cómo resolverlo: invierte la fusión

El bloqueo casi nunca te deja atascado, porque la solución suele ser simplemente elegir al revés. Si el duplicado A tiene facturas emitidas y el duplicado B no, lo correcto es conservar A y fusionar B contra él. El resultado es el mismo (un solo cliente con todo el historial), y ningún comprobante fiscal se toca.

Para ayudarte, la alerta incluye un botón Conservar este junto a cada cliente bloqueado. Al pulsarlo, el asistente invierte automáticamente los papeles: ese cliente pasa a ser el que se queda y el anterior pasa a fusionarse, y se recalcula la vista previa al instante.

La validación se ejecuta en el servidor en el momento exacto de aplicar la fusión, no sólo al mostrarte la vista previa. Si alguien emite una factura del duplicado mientras tú estás en la pantalla de confirmación, la operación se cancela completa y no se aplica ningún cambio.

¿Se puede deshacer una fusión?

No de forma automática. Una vez confirmada, la fusión no tiene un botón de "revertir". Por eso el asistente te obliga a revisar el impacto, escribir un motivo y teclear la palabra FUSIONAR.

Si te equivocaste, la información no se perdió: los documentos siguen existiendo y quedaron asignados al cliente sobreviviente, y el duplicado guarda el registro de la fusión. Contacta a soporte indicando el ID de ambos clientes y la fecha, para evaluar una corrección manual.

Buenas prácticas

• Empieza siempre por el criterio RNC/Cédula: es el que produce menos falsos positivos.
• Antes de fusionar por nombre, abre cada cliente en una pestaña aparte y compara cédula, teléfono y correo.
• Fusiona de a un grupo a la vez y verifica el estado de cuenta del cliente resultante antes de pasar al siguiente.
• Después de una importación masiva de clientes, revisa el contador de Duplicados de la pantalla de Clientes: es el mejor momento para depurar, antes de que se emitan facturas.
• Escribe motivos descriptivos: dentro de seis meses, la bitácora será la única explicación de por qué desapareció un código de cliente.
• Para evitar duplicados a futuro, exige el RNC/Cédula al crear clientes y usa el buscador antes de dar de alta uno nuevo.

Preguntas frecuentes

Tengo tres registros del mismo cliente, ¿debo fusionar dos veces?

No. En el paso 2 marca cuál se queda y activa la casilla "Fusionar" en los otros dos. Se procesan todos en la misma operación. El límite es de 20 duplicados por fusión.

El duplicado tiene facturas electrónicas ya emitidas, ¿puedo fusionarlo?

No. Si esas facturas fueron aceptadas por la DGII, el sistema bloquea la fusión de ese duplicado para no alterar comprobantes ya reportados. La salida es conservar ese cliente y fusionar el otro contra él, usando el botón «Conservar este» de la alerta. Ten en cuenta además que el RNC impreso en un comprobante ya emitido no se corrige con una fusión: eso se resuelve con una Nota de Crédito.

¿Qué pasa con el código interno y el número de referencia del duplicado?

El número de referencia del duplicado se libera y queda registrado en su ficha como referencia anterior. Si el sobreviviente no tenía código interno y el duplicado sí, la opción de completar campos vacíos se lo traspasa.

No aparece ningún grupo de duplicados y sé que los tengo

Prueba con otro criterio. Si los registros repetidos no comparten exactamente la cédula normalizada, el criterio RNC/Cédula no los agrupa. Cambia a Nombre o Correo. Recuerda también que los clientes ya eliminados no se consideran.

¿La fusión afecta a otras empresas de mi cuenta?

No. Toda la operación está limitada a la empresa en la que estás trabajando. El asistente sólo puede ver y modificar clientes y documentos de esa empresa.

Módulos relacionados

• Clientes: alta, edición y estado de cuenta de cada cliente.
• Importar clientes: carga masiva; principal origen de duplicados si el archivo trae registros ya existentes.
• Importar balance de clientes: carga de saldos iniciales, que también empareja por cédula.
• Cuentas por cobrar: auxiliar donde se nota de inmediato el efecto de una cartera con duplicados.
• Bitácora de auditoría: registro de quién fusionó qué y con qué motivo.