Facturas de Proveedores (Registro de Gastos y Compras)

Guía Completa para Registrar Gastos y Compras

El módulo de Facturas de Proveedores te permite registrar todos los gastos y compras de tu empresa: la mercancía que compras, los servicios que contratas, los alquileres, los suministros y cualquier factura que recibes de un suplidor. Cada registro deja constancia del comprobante fiscal (NCF), genera el asiento contable automáticamente y alimenta el reporte 606 de la DGII.

¿Qué es una Factura de Proveedor?

Una factura de proveedor (o gasto) es el documento con el que registras una compra que le hiciste a un suplidor. Al capturarla en Digimart, el sistema guarda el monto, el ITBIS, el NCF que te dio el proveedor, la fecha, la forma de pago y la clasificación fiscal. Con esa información construye tres cosas de forma automática: el asiento contable, la cuenta por pagar (si es a crédito) y el detalle que luego aparece en el reporte 606 de compras ante la DGII.

Registrar bien tus facturas de proveedores es importante porque el ITBIS de tus compras (ITBIS adelantado) se descuenta del ITBIS que cobras en tus ventas, y porque la DGII exige reportar mensualmente todas tus compras en el formato 606.

¿Cómo Llegar al Módulo?

En el menú lateral, entra a Compras / Gastos y luego a Facturas de Proveedores. Verás el listado de todos los gastos registrados. Para crear uno nuevo, haz clic en el botón de agregar (o entra directamente a la opción "Nuevo Gasto").

Desde el listado también puedes importar gastos masivamente desde una hoja de cálculo, o escanear una factura con inteligencia artificial para que el sistema llene el formulario automáticamente.

Crear un Gasto Paso a Paso

El formulario de creación está dividido en tres pasos: Información General, Líneas de Detalle y Retenciones. En el lado derecho verás siempre un Resumen del Gasto que se actualiza en vivo con el subtotal, el ITBIS, las retenciones y el total a pagar.

Paso 1 - Información General

En este primer paso registras los datos básicos de la factura, el proveedor, el comprobante fiscal y la forma de pago.

• Fecha: la fecha de la factura del proveedor. Determina en cuál mes/período fiscal se reporta el gasto.
• Proyecto (opcional): si manejas proyectos, puedes asociar el gasto a uno para llevar el control de costos por proyecto.
• Proveedor: selecciona el suplidor de la lista. Si no existe, puedes crearlo al momento con la opción "+ Nuevo".
• Bien o Servicio: indica si lo que compraste es un Bien (mercancía, material, equipo) o un Servicio (honorarios, mantenimiento, publicidad). Este dato es obligatorio y la DGII lo exige en el 606.
• Concepto DGII: clasificación del tipo de gasto según los códigos de la DGII (por ejemplo: gastos de personal, gastos por trabajos/suministros/servicios, arrendamientos, etc.).
• Moneda: la moneda de la factura. Por defecto usa la moneda de tu empresa; si compras en otra moneda (por ejemplo USD), selecciónala.
• Tasa de Cambio: aparece solo cuando eliges una moneda distinta a la local. El sistema la sugiere con la tasa del día, pero puedes ajustarla a la tasa real de tu factura.
• Descripción: una nota corta que identifique el gasto.

En la sección Información de Pago defines cómo se paga la factura:

• Tipo de Pago: elige Al Contado (se paga de inmediato) o A Crédito (queda como cuenta por pagar).
• Método de Pago: efectivo, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, transferencia o cheque. Es obligatorio cuando el pago es al contado.
• Cuenta Banco: la cuenta bancaria o de caja de donde sale el dinero. Es obligatoria cuando el pago es al contado.
• Plazo en días: aparece solo cuando el pago es a crédito, y define la fecha de vencimiento de la cuenta por pagar.

En la sección Comprobante Fiscal (NCF) registras el número de comprobante que te dio el proveedor. Tienes dos formas:

• Ingresar NCF completo manualmente: es la opción más común. Escribes el prefijo (por ejemplo B01 o E31) y luego el número secuencial; el sistema completa los ceros automáticamente. Los NCF que inician con "B" deben tener 11 caracteres y los que inician con "E" (electrónicos) 13 caracteres.
• Tipo de Comprobante: si en vez del NCF del proveedor vas a emitir un comprobante desde tu propia secuencia (por ejemplo un B11 Comprobante de Compras), seleccionas el tipo y el sistema asigna el próximo número disponible.

Paso 2 - Líneas de Detalle

Aquí desglosas lo que compraste en una o varias líneas. Cada línea representa un producto, un servicio o simplemente un monto asociado a una cuenta contable de gasto.

• Producto / Cuenta de Gasto: puedes seleccionar un producto de tu catálogo (útil si la compra afecta tu inventario) o indicar directamente la cuenta contable del gasto (por ejemplo "Gastos de Alquiler", "Compra de Mercancía", "Gastos de Combustible").
• Cantidad y Monto: la cantidad y el precio unitario. El subtotal de la línea se calcula solo.
• Impuesto (ITBIS / ISC / otros): selecciona el impuesto que aplica a la línea. Si eliges un producto, el sistema aplica automáticamente su impuesto de compra.
• Notas: un detalle opcional por línea.

Puedes agregar tantas líneas como necesite la factura. El sistema separa automáticamente el ITBIS del resto de impuestos (como el ISC o impuestos adicionales), para que cada uno se registre y reporte correctamente.

Paso 3 - Retenciones

Si tu empresa es agente de retención, en este paso configuras las retenciones que le aplicas al proveedor. Las retenciones más comunes son:

• Retención de ITBIS: el porcentaje del ITBIS que retienes y pagas directamente a la DGII en lugar de pagárselo al proveedor (por ejemplo, en servicios profesionales o a personas físicas).
• Retención de Renta (ISR): el porcentaje que retienes sobre el pago por concepto de Impuesto Sobre la Renta.

Cada retención reduce el monto que finalmente le pagas al proveedor: el sistema las resta del Total a Pagar en el resumen. Digimart separa internamente la retención de ITBIS de la de Renta, porque cada una se reporta en una columna distinta del 606.

Si el proveedor tiene correo registrado y tu empresa es quien retiene, puedes marcar la opción para generar y enviar automáticamente la Carta de Retención al proveedor al crear el gasto.

Guardar el Gasto

Cuando termines de revisar el resumen, haz clic en Crear Gasto. Si el pago fue al contado, puedes marcar además la opción "Enviar comprobante de pago" para que se envíe el recibo. El sistema valida los datos, registra el gasto, genera el asiento contable y te lleva a la pantalla de detalle.

ITBIS y su Tratamiento

El ITBIS que pagas en tus compras se registra como ITBIS Adelantado (un activo). Este ITBIS lo puedes usar para descontarlo del ITBIS que cobras en tus ventas, siempre que la compra sea deducible y esté debidamente sustentada con un NCF válido. Por eso es tan importante capturar correctamente el impuesto en cada línea de detalle.

Otros impuestos como el ISC (Impuesto Selectivo al Consumo) o impuestos adicionales no se adelantan como el ITBIS: forman parte del costo del bien o servicio. Digimart los identifica por separado y los envía al 606 en la columna correspondiente.

Clasificación Deducible / No Deducible

Un gasto es deducible cuando la ley te permite restarlo de tus ingresos para calcular el Impuesto Sobre la Renta, y su ITBIS puede adelantarse. Para que un gasto sea deducible generalmente debe: estar relacionado con tu actividad económica, tener un NCF válido del proveedor y estar debidamente registrado.

La clasificación depende principalmente del Concepto DGII y del tipo de comprobante. Los gastos personales o sin comprobante fiscal válido se consideran no deducibles. Registrar bien el NCF y el concepto es lo que le permite a Digimart y a tu contador determinar qué parte del gasto es deducible.

¿Qué Asiento Contable Genera?

Al crear el gasto, Digimart genera automáticamente el asiento contable. En términos simples, el asiento hace lo siguiente:

• Débito a la cuenta de Gasto o Inventario: por el subtotal de la compra (lo que representa el costo del bien o servicio).
• Débito a ITBIS Adelantado: por el ITBIS de la factura que se puede descontar.
• Crédito a Cuentas por Pagar: cuando el gasto es a crédito, se registra lo que le debes al proveedor.
• Crédito a Banco o Caja: cuando el gasto es al contado, se registra la salida del dinero de la cuenta que seleccionaste.

Si aplicaste retenciones, el asiento reduce la cuenta por pagar (o el pago) por el monto retenido y acredita las cuentas de ITBIS Retenido por Pagar y Retención de Renta por Pagar, que son las que luego le pagarás a la DGII. Todo el asiento queda siempre cuadrado (débitos = créditos).

En gastos en moneda extranjera, el asiento se registra en la moneda de tu empresa: Digimart convierte los montos usando la tasa de cambio que indicaste, mientras el gasto conserva la moneda y la tasa originales para tu referencia.

Relación con el Reporte 606, CxP, Pagos y Retenciones

• Reporte 606: cada factura de proveedor con NCF alimenta automáticamente el reporte 606 de compras de la DGII. El RNC del proveedor, el NCF, el tipo de bien/servicio, el concepto DGII, el ITBIS y las retenciones se toman directamente de lo que registraste.
• Cuentas por Pagar (CxP): los gastos a crédito aparecen como cuentas por pagar. Desde ahí puedes ver el saldo pendiente de cada proveedor y su vencimiento.
• Pagos de Gastos: los gastos a crédito se saldan registrando pagos. Los gastos al contado quedan pagados desde el momento en que se crean.
• Retenciones: lo que retengas se acumula en las cuentas por pagar a la DGII y se refleja en el 606 y en los reportes de retenciones (como el IR-17).

El Flag "Info. Proveedor en Gastos"

Digimart incluye una configuración opcional para mostrar campos de información del proveedor directamente en el formulario de gasto. Cuando está activada, aparecen en el Paso 1 dos campos adicionales: RNC del Proveedor (Manual) y Nombre del Proveedor (Manual).

Estos campos te permiten sobreescribir el RNC y el nombre del proveedor solo para ese gasto en el reporte 606, sin tener que crear o modificar el proveedor en tu catálogo. Es útil cuando registras una compra puntual a un suplidor que no vas a usar de nuevo. Además, junto al RNC hay un botón Validar que consulta el registro de la DGII y autocompleta el nombre a partir del RNC.

Escanear Factura con Inteligencia Artificial

En vez de digitar todo a mano, puedes usar el botón Escanear Factura. Subes una foto o un PDF de la factura del proveedor y la inteligencia artificial extrae los datos (proveedor, RNC, NCF, fecha, montos, ITBIS y líneas) y los coloca en el formulario. El sistema muestra un indicador de confianza (alta, media o baja) para que sepas cuánto debes revisar antes de guardar.

Si el proveedor detectado no existe en tu sistema, verás una tarjeta con sus datos y un botón para crearlo al instante. Siempre revisa la información escaneada, especialmente el NCF y los montos, antes de crear el gasto.

Errores y Validaciones Comunes

• "Ya existe un gasto con este NCF": significa que ya registraste una factura con ese mismo NCF para ese proveedor. Verifica que no estés duplicando el gasto.
• "El NCF ya está en uso en otro documento": el número de comprobante fue usado en otro registro. Revisa que hayas escrito el NCF correcto.
• NCF con longitud incorrecta: los NCF que inician con "B" deben tener 11 caracteres y los que inician con "E" 13 caracteres. El sistema completa los ceros, solo asegúrate del prefijo y el número.
• "Especifique la cuenta bancaria" / "Especifique el método de pago": en pagos al contado, la cuenta banco y el método de pago son obligatorios.
• "Especifique los días de plazo": en pagos a crédito debes indicar el plazo en días para calcular el vencimiento.
• "Especifique la cuenta para el gasto": cada línea de detalle necesita una cuenta contable (o un producto) para poder generar el asiento.
• NCF expirado: si usas una secuencia propia y su autorización venció, el sistema te avisa y te enlaza a la configuración de NCF.
• Período cerrado / bloqueado: no podrás crear, editar ni eliminar un gasto cuya fecha caiga en un período contable ya cerrado.

Acciones desde el Listado

• Ver detalle: haz clic en el ID del gasto para ver toda su información, sus pagos, retenciones, líneas y asiento contable.
• Duplicar: crea un nuevo gasto con los mismos datos de uno existente (sin copiar el NCF ni la fecha), ideal para gastos recurrentes.
• Eliminar: elimina el gasto; el sistema revierte su asiento, sus pagos y libera el NCF asociado.
• Filtrar y exportar: puedes filtrar por proveedor, tipo de NCF, estado de pago o monto, y exportar el listado a Excel o Google Sheets.

Conceptos Clave

• Gasto / Factura de Proveedor: el registro de una compra hecha a un suplidor.
• NCF: Número de Comprobante Fiscal que el proveedor te entrega y que sustenta el gasto ante la DGII.
• ITBIS Adelantado: el ITBIS pagado en compras, que puede descontarse del ITBIS de tus ventas.
• Retención: parte del ITBIS o del ISR que tu empresa retiene al proveedor para pagarla directamente a la DGII.
• Cuenta por Pagar (CxP): lo que le debes a un proveedor por una compra a crédito.
• Reporte 606: declaración mensual a la DGII con el detalle de todas tus compras y gastos con comprobante fiscal.
• Deducible: gasto que la ley permite restar de tus ingresos para el cálculo del ISR.