Cotizaciones

Guía Completa del Módulo de Cotizaciones

El módulo de Cotizaciones te permite preparar y enviar propuestas de venta a tus clientes antes de facturar. Una cotización detalla los productos o servicios, sus precios, impuestos y el total estimado, para que el cliente pueda revisarla y aprobarla. Cuando el cliente acepta, puedes convertir la cotización en un Pedido/Conduce o directamente en una Factura, sin volver a capturar la información.

¿Qué es una Cotización?

Una cotización es un documento comercial de pre-venta: presenta al cliente una oferta con precios y condiciones, pero no constituye una venta en firme. Sirve para negociar, dejar constancia de lo ofrecido y agilizar la facturación posterior.

Importante: una cotización es un documento pre-venta y por sí sola no genera asientos contables ni movimientos de inventario. La contabilidad y la salida de inventario solo se producen cuando la cotización se convierte en una Factura (o cuando el Pedido/Conduce generado se factura). Esto significa que puedes crear, editar y eliminar cotizaciones libremente sin afectar tus reportes contables.

Cómo Llegar al Módulo

En el menú lateral entra a Ventas → Cotizaciones. Verás el listado de todas las cotizaciones creadas, con su ID, fecha, cliente, estado, moneda, total y descripción. Desde ahí puedes filtrar, crear una nueva, ver el detalle, duplicar o eliminar.

El Listado de Cotizaciones

En la pantalla principal puedes filtrar las cotizaciones por estado (usando las pestañas de estado), por cliente, por moneda, por rango de monto total, por fecha y por etiquetas. También puedes buscar por ID o por número/referencia. El listado se puede exportar a un archivo CSV.

En cada fila del listado tienes un menú de acciones rápidas con las opciones Ver (abrir el detalle), Duplicar (crear una copia idéntica en estado Borrador) y Eliminar.

Crear una Cotización Paso a Paso

Desde el listado haz clic en Nueva Cotización. Se abrirá un asistente de creación con dos pasos: Información General y Productos. Puedes navegar entre pasos con los botones Siguiente/Anterior o haciendo clic en el paso deseado.

Paso 1 - Información General

En este paso defines los datos básicos de la cotización:

• Fecha: la fecha del documento. Por defecto es la fecha actual. Es obligatoria.
• Cliente: el cliente a quien va dirigida la cotización. Es obligatorio. Si el cliente no existe todavía, puedes crearlo al instante con el enlace + Nuevo.
• Tipo de Comprobante (NCF): el tipo de comprobante fiscal que se usará. Si el cliente ya tiene un tipo de comprobante asignado, el sistema lo selecciona automáticamente.
• Moneda: la moneda de la cotización. Puedes cotizar en la moneda local o en una moneda extranjera.
• Tasa de Cambio: este campo aparece solo cuando eliges una moneda distinta a la local. El sistema propone la tasa del día, pero puedes ajustarla manualmente.
• Notas / Descripción: texto libre con condiciones, aclaraciones o cualquier detalle que quieras incluir en la cotización.

Paso 2 - Productos

Aquí agregas las líneas de productos o servicios que deseas cotizar. Para cada línea seleccionas el producto, la cantidad, el precio unitario, el descuento (si aplica) y los impuestos correspondientes. Solo se muestran productos marcados como disponibles para la venta.

Puedes agregar productos uno por uno con el botón Agregar Producto, o varios a la vez con Agregar Múltiples (indicando cuántas líneas vacías crear). El botón Limpiar elimina todas las líneas y deja una en blanco. También puedes reordenar las líneas y, si un producto no existe en tu catálogo, crearlo al momento con + Nuevo Producto.

Los impuestos (como el ITBIS) se toman por defecto de la configuración de cada producto, pero puedes ajustarlos por línea. Cada producto puede llevar un descuento fijo o porcentual.

Resumen y Guardado

Mientras completas la cotización, en el panel de resumen verás en tiempo real el cliente, el tipo de comprobante, la cantidad total de artículos, el subtotal, los impuestos y el total. Cuando todo esté correcto, haz clic en Crear Cotización. Debes tener un cliente seleccionado y al menos un producto para poder guardar.

Al crearse, la cotización nace en estado Borrador y el sistema te lleva directamente a su pantalla de detalle.

Estados de una Cotización

Cada cotización tiene un estado que refleja en qué punto del ciclo comercial se encuentra:

• Borrador (Creada): la cotización fue creada pero aún no se ha enviado al cliente. Se puede editar libremente.
• Enviada: la cotización fue enviada al cliente por correo o WhatsApp. En este estado el cliente puede aceptarla o rechazarla desde el enlace público.
• Aceptada: el cliente aprobó la cotización desde el enlace público. Puedes registrar la nota de respuesta del cliente.
• Rechazada: el cliente rechazó la cotización desde el enlace público.
• Convertida: la cotización fue convertida en un Pedido/Conduce o en una Factura. Queda enlazada al documento que generó.

El estado Enviada es el único que permite al cliente aceptar o rechazar la cotización. Reenviar una cotización que ya fue aceptada, rechazada o convertida no cambia su estado, para no deshacer una decisión del cliente.

La Pantalla de Detalle

Al abrir una cotización verás su información general (cliente, fecha, moneda, estado, totales y retenciones) y una serie de pestañas para gestionarla:

• Detalle: las líneas de productos con cantidades, precios, descuentos e impuestos. Puedes agregar, editar o eliminar ítems.
• Pagos: pagos o anticipos asociados a la cotización.
• Links de pagos: enlaces de pago que puedes compartir con el cliente.
• Retenciones: retenciones de ITBIS e ISR aplicables a la cotización.
• Comentarios: notas colaborativas internas sobre la cotización.
• Documentos: archivos adjuntos relacionados.

Desde el detalle también puedes editar la fecha, el cliente, el tipo de comprobante y las notas mientras la cotización no haya sido convertida.

Enviar la Cotización al Cliente

En la pantalla de detalle usa el botón Enviar al cliente (o Reenviar al cliente si ya fue enviada). Podrás elegir el canal de envío:

• Correo electrónico: envía un correo al cliente con la cotización adjunta en formato PDF y un enlace para verla en línea. Requiere que el cliente tenga un correo válido registrado (o lo puedes escribir al momento).
• WhatsApp: envía un mensaje con el enlace a la cotización. Requiere que WhatsApp esté habilitado en tu cuenta y que el cliente tenga un número de teléfono (o lo indicas al enviar).

La primera vez que envías una cotización en estado Borrador, su estado cambia automáticamente a Enviada. También puedes usar Copiar enlace público para obtener un vínculo directo a la cotización y compartirlo por cualquier medio.

PDF y Enlace Público

Cada cotización cuenta con una vista PDF que puedes previsualizar y descargar desde el detalle. En la Configuración de PDF puedes ajustar detalles de presentación, como la posición de las notas (mostrarlas como nota de la cotización o debajo de ella) y el número de líneas por página.

El enlace público permite al cliente ver la cotización desde el navegador sin necesidad de iniciar sesión. Desde esa página pública, cuando la cotización está en estado Enviada, el cliente puede Aceptarla o Rechazarla y dejar una nota de respuesta.

Retenciones

En la pestaña Retenciones puedes agregar retenciones de ITBIS e ISR a la cotización. Estas retenciones se restan del total y, si luego conviertes la cotización en Pedido o Factura, se trasladan automáticamente al documento generado.

Convertir una Cotización

Cuando el cliente aprueba la cotización, usa el botón Convertir a Conduce/Factura en el detalle. Podrás elegir entre dos opciones:

• Pedido / Conduce: genera un Pedido (Conduce) a partir de la cotización. Es útil cuando aún no vas a facturar pero sí despachar o comprometer la venta.
• Factura Directa: genera una Factura de venta directamente. Al elegir esta opción defines la forma de pago (Al Contado o Crédito), el método de pago (Efectivo, Tarjeta, Transferencia, etc.), el tipo de comprobante y los días de crédito si aplica.

Al convertir, se copian las líneas de productos, las retenciones y los pagos ya registrados hacia el nuevo documento. La cotización pasa a estado Convertida y queda enlazada al Pedido o Factura que originó, con accesos directos Ver Pedido Generado o Ver Factura Generada.

Importante: es en este momento (al convertir a Factura, o al facturar el Pedido generado) cuando se producen los asientos contables y la salida de inventario. La cotización en sí nunca los genera.

Duplicar y Eliminar

La opción Duplicar (disponible en el listado) crea una copia exacta de la cotización, incluyendo sus líneas de productos y retenciones, en estado Borrador. Es ideal para reutilizar cotizaciones frecuentes o preparar variantes de una propuesta.

La opción Eliminar borra la cotización de forma permanente. Como la cotización no genera contabilidad ni inventario, eliminarla no afecta tus reportes. Aun así, revisa bien antes de confirmar, especialmente si ya fue enviada al cliente.

Moneda y Tasa de Cambio

Puedes emitir cotizaciones en moneda local o extranjera. Cuando eliges una moneda extranjera, el sistema muestra el campo de tasa de cambio y propone la tasa del día, que puedes editar. Los montos de la cotización se guardan en su propia moneda; la conversión a moneda local se realiza únicamente cuando la cotización se convierte en Factura y se genera el asiento contable.

Errores y Situaciones Comunes

• No puedo crear la cotización: verifica que hayas seleccionado un cliente y al menos un producto. Ambos son obligatorios.
• No puedo enviar por correo: el cliente debe tener un correo electrónico válido registrado, o debes escribir uno válido en el momento del envío.
• No puedo enviar por WhatsApp: WhatsApp debe estar habilitado en tu cuenta (configúralo en Ajustes) y el cliente debe tener un número de teléfono.
• El cliente no puede aceptar/rechazar: solo las cotizaciones en estado Enviada pueden ser aceptadas o rechazadas desde el enlace público. Si ya está aceptada, rechazada o convertida, no se puede volver a modificar.
• No veo asientos contables de la cotización: es el comportamiento correcto. La cotización es un documento pre-venta; los asientos se generan al convertirla en Factura.
• La tasa de cambio salió en blanco: asegúrate de que la moneda extranjera tenga una tasa cargada; el sistema usará la tasa del día si no la indicas manualmente.

Resumen del Flujo de Trabajo

1. Crea la cotización desde Ventas → Cotizaciones → Nueva Cotización (queda en Borrador).
2. Agrega el cliente, los productos, impuestos, moneda y notas.
3. Envíala al cliente por correo o WhatsApp (pasa a Enviada).
4. El cliente la revisa y la Acepta o Rechaza desde el enlace público.
5. Si la acepta, conviértela en Pedido/Conduce o en Factura Directa (pasa a Convertida).
6. La contabilidad y el inventario se registran en la facturación, no en la cotización.