Facturas de Venta

Guía Completa para Facturar a tus Clientes

El módulo de Facturas de Venta te permite registrar las ventas de productos y servicios que realizas a tus clientes. Cada factura genera el comprobante fiscal (NCF) correspondiente, calcula el ITBIS, actualiza tu inventario, registra automáticamente el asiento contable y sirve de base para los cobros, las notas de crédito y el envío a la DGII.

¿Qué es una Factura de Venta?

Una factura de venta es el documento que respalda una venta a un cliente. Registra qué se vendió, a qué precio, con qué impuestos y bajo qué condiciones de pago. En República Dominicana, la factura lleva un Número de Comprobante Fiscal (NCF) que la identifica ante la DGII. Además del respaldo fiscal, la factura mueve el inventario de los productos vendidos y crea el registro contable de la venta.

¿Cómo llegar al módulo?

En el menú lateral ve a Ventas > Facturas. Ahí verás el listado de todas tus facturas. Para crear una nueva, haz clic en "Crear Factura" (o "Nueva Factura"). Para ver o gestionar una factura existente, haz clic sobre ella en el listado.

Crear una Factura Paso a Paso

El formulario de creación te guía en varios pasos y muestra un resumen del total a la vista mientras completas la información. Los pasos principales son: Información Principal, Productos y Retenciones.

Paso 1 - Información Principal

En este primer bloque defines los datos generales de la factura:

• Fecha: fecha de emisión de la factura.
• Almacén: el almacén desde el cual se descontará el inventario de los productos vendidos.
• Cliente: el cliente al que le facturas. Puedes buscarlo por nombre o RNC/cédula, y si no existe crearlo al momento con el enlace "+ Nuevo".
• Tipo De Comprobante: el tipo de NCF a usar (por ejemplo B01/B02 impresos o E31/E32 electrónicos). Si el cliente tiene un tipo por defecto, se selecciona automáticamente.
• Tipo de Ingreso (607): clasifica la venta para el reporte 607 (operaciones, financieros, arrendamientos, venta de activo, otros).
• Vendedor y Proyecto: aparecen solo si tu empresa tiene habilitadas esas opciones.

Comprobante Fiscal (NCF)

Al seleccionar el Tipo De Comprobante, el sistema toma automáticamente el siguiente número disponible de la secuencia de NCF que tienes configurada para ese prefijo. No tienes que escribir el número: se asigna solo y queda reservado para esa factura, evitando duplicados.

Si tu empresa tiene activada la opción de NCF Manual, verás un campo adicional llamado "NCF Manual" donde puedes escribir el número tú mismo (útil para facturas de comprobantes ya emitidos por otro sistema). Ten en cuenta: los NCF que inician con B deben tener 11 caracteres (ej. B0100000001) y los que inician con E deben tener 13 caracteres (ej. E310000000001). Una factura con NCF manual no se podrá enviar a la DGII de forma electrónica.

Condiciones de Pago

En la sección de pago defines el Tipo De Pago:

• Al Contado: la venta se cobra de inmediato. Debes indicar la Forma De Pago (Efectivo, Tarjeta, Transferencia, Cheque) y el Banco o caja donde entra el dinero. La factura queda saldada al crearse.
• Crédito: el cliente paga después. Debes indicar el Plazo en días (por ejemplo 30, 60 o 90) para calcular la fecha de vencimiento. La factura queda pendiente de cobro.

Moneda

Por defecto la factura usa la moneda de tu empresa (normalmente DOP). Si facturas en otra moneda, selecciónala en Moneda y aparecerá el campo Tasa de Cambio para indicar el valor de conversión a la moneda local. Los montos de la factura se guardan en su moneda original y la contabilidad se registra convertida a moneda local usando esa tasa, que queda fija al momento de crear la factura.

Paso 2 - Productos y Servicios

Aquí agregas las líneas de la factura. Usa "Agregar Producto" para añadir una línea, o "Agregar Múltiples" para agregar varias a la vez. Para cada línea completas:

• Producto: el producto o servicio que vendes.
• Cantidad: unidades vendidas.
• Precio Unitario: precio por unidad.
• Impuestos: los impuestos aplicables a esa línea, típicamente el ITBIS (18% en la mayoría de los casos). Puedes agregar más de un impuesto por línea.
• Descuento: descuento por monto fijo o porcentaje, si aplica.
• Unidad de Medida: la unidad correspondiente al producto.

El sistema calcula automáticamente el Subtotal, el Impuesto (ITBIS) de cada línea y el Total de la factura. El ITBIS se calcula por línea sobre la base imponible (precio menos descuento por la cantidad) y luego se suma para dar el impuesto total.

Requisito: debes agregar al menos un producto con cantidad y precio válidos.

Paso 3 - Retenciones (opcional)

Si la venta está sujeta a retenciones (por ejemplo retención de ITBIS o de ISR cuando el cliente actúa como agente de retención), aquí las configuras. Las retenciones reducen el monto que el cliente debe pagar y se reflejan tanto en la factura como en el asiento contable. Cuando aplique, el sistema puede ofrecerte generar y enviar la Carta de Retención al correo del cliente.

Guardar la Factura

Al confirmar, la factura se crea con su NCF asignado, se descuenta el inventario de los productos que manejan stock, se genera el asiento contable y (si es al contado) se registra el cobro automáticamente.

Estados de una Factura

• Pendiente / Abierto: la factura fue emitida a crédito y aún no se ha cobrado por completo. Se identifica en color naranja.
• Cobrada: la factura fue pagada en su totalidad (o fue una venta al contado). Se identifica en color verde. Puedes cambiar entre Pendiente y Cobrada con el interruptor en la cabecera de la factura.
• Anulado: la factura fue neutralizada por notas de crédito que cubren todo su valor.
• Eliminado: la factura fue eliminada. No se puede eliminar una factura que ya fue aprobada por la DGII.

Una factura de crédito pasa de Pendiente a Cobrada automáticamente cuando la suma de los pagos recibidos cubre el saldo restante (considerando también notas de crédito, notas de débito y retenciones).

Estados ante la DGII

Si tu empresa emite comprobantes fiscales electrónicos (e-CF), la factura muestra además su estado ante la DGII:

• Pendiente DGII: aún no se ha enviado a la DGII.
• Aprobada: la DGII aceptó el comprobante electrónico.
• Rechazada: la DGII rechazó el comprobante; debes revisar y corregir.
• Anulado DGII: la factura fue neutralizada por notas de crédito y aprobada como anulada por la DGII.

El Asiento Contable de la Factura

Cada factura genera automáticamente su asiento contable, para que tu contabilidad esté siempre al día sin trabajo manual. La lógica general es:

• Débito a Cuentas por Cobrar (si es a crédito) o a Banco/Caja (si es al contado), por el total que el cliente debe pagar.
• Crédito a Ingresos por Venta, por el subtotal (el valor de los productos o servicios sin impuestos).
• Crédito a ITBIS por Pagar, por el monto del ITBIS cobrado, que luego declaras a la DGII.
• Si vendes productos con inventario, también se registra el Costo de Venta (débito) contra la salida de Inventario (crédito).

En una venta al contado, además del asiento de la venta se genera de inmediato el asiento del cobro: Débito Banco/Caja contra Crédito Cuentas por Cobrar. Si hay retenciones, la parte retenida se registra en su cuenta correspondiente y reduce lo que efectivamente cobras.

Pestañas en el Detalle de la Factura

• Detalle: las líneas de productos y servicios de la factura.
• Pagos: historial de cobros aplicados y saldo pendiente.
• Registros contables: el asiento contable generado por la factura.
• Retenciones: las retenciones aplicadas y su desglose.
• Cartas de Retención: historial de cartas de retención emitidas al cliente.
• Notas de crédito: notas de crédito emitidas contra esta factura.
• Notas de débito: notas de débito (disponible cuando la DGII está habilitada).
• Recibo de pago y Links de pagos: generar recibos y enlaces de pago en línea.
• Comentarios y Documentos: notas internas y archivos adjuntos relacionados.

Cobros, Notas de Crédito y DGII

Registrar un Cobro

Para una factura a crédito, usa "Registrar Pago" desde el detalle de la factura (o desde la pestaña Pagos). Indicas la fecha, el monto, la forma de pago y el banco. Si quieres aplicar retenciones al momento del cobro, usa "Pago Avanzado (con retenciones)". Cuando el saldo llega a cero, la factura se marca como Cobrada.

Notas de Crédito y Débito

Desde la pestaña Notas de crédito puedes emitir una nota de crédito para devolver, corregir o anular parte o el total de la factura; esto reduce el saldo que el cliente debe. Si las notas de crédito cubren todo el valor, la factura queda como Anulado. De igual forma, una nota de débito aumenta el monto adeudado cuando necesitas cargar un valor adicional.

Enviar a la DGII (e-CF)

Si emites facturas electrónicas, tras crear la factura puedes enviarla a la DGII con el botón de emisión electrónica. El sistema genera el comprobante electrónico (e-CF) con sus productos, impuestos y retenciones, y lo transmite a la DGII, que responde con Aprobada o Rechazada. Recuerda que las facturas con NCF manual no pueden enviarse electrónicamente.

Imprimir, Ver y Enviar la Factura

Desde el detalle de la factura, en el menú de acciones, tienes opciones para trabajar con el documento:

• Ver Factura: abre o descarga el PDF de la factura para imprimir o guardar.
• Enviar al Cliente: envía la factura por correo electrónico al cliente.
• Recibo POS: genera un recibo en formato de punto de venta para impresora térmica.
• Ver Factura Pública / Generar Link Público: crea un enlace para compartir la factura con el cliente.
• Link de Pago: genera un enlace de pago en línea (cuando tienes una pasarela configurada).
• Duplicar: crea una nueva factura con los mismos datos ya llenos, para ahorrar tiempo.

Errores y Validaciones Comunes

• Campos requeridos: debes seleccionar cliente, almacén, al menos un producto y el tipo de comprobante. Si falta alguno, el sistema te pedirá completarlo antes de continuar.
• NCF duplicado: aparece si el NCF ya está en uso por otra factura. Verifica el número o usa otro comprobante.
• NCF expirado: si la secuencia de NCF venció, no se puede emitir. Debes configurar una nueva secuencia en las herramientas de NCF.
• NCF con formato inválido (NCF Manual): los que inician con "B" requieren 11 caracteres y los que inician con "E" requieren 13; deben empezar con "B" o "E".
• Stock insuficiente: si un producto no tiene suficiente inventario en el almacén, el sistema te avisa mostrando la cantidad solicitada frente a la disponible.

Consejos Rápidos

• Guarda como cliente frecuente su tipo de comprobante habitual para que se seleccione solo al facturar.
• Usa Duplicar para clientes o ventas recurrentes y ahorra tiempo de captura.
• Antes de enviar a la DGII, verifica el RNC del cliente y los impuestos de cada línea para evitar rechazos.
• Emite las facturas al contado registrando la forma de pago correcta para que tu banco o caja cuadre automáticamente.