Shopify: documentos, NCF y DGII

Qué genera cada orden pagada y con qué comprobante

Cada tienda de Shopify que conectas tiene su propia configuración de documento. Es lo que decide si una orden pagada se queda como pedido o se convierte en factura, con qué numeración fiscal sale y si ese comprobante se envía a la DGII. Se configura al agregar la tienda y se puede cambiar después con el botón Editar.

La configuración es por tienda: si vendes por dos tiendas distintas, cada una puede facturar con una secuencia diferente, cobrar en otra cuenta y salir de otro almacén.

Al confirmarse el pago

Es la decisión principal. Tienes dos modos:

• Crear FACTURA automáticamente: cuando Shopify confirma el pago, Digimart convierte el pedido en factura, le asigna el NCF, registra el cobro en la cuenta bancaria configurada y descarga el inventario del almacén de la tienda. Es el flujo completo sin intervención humana.
• Crear solo el PEDIDO: la orden pagada se queda como pedido. Alguien lo revisa y lo factura a mano desde el módulo de Pedidos. Úsalo si quieres validar direcciones, disponibilidad o datos fiscales del cliente antes de emitir el comprobante.

En modo solo pedido, los campos de NCF, DGII y forma de pago se ocultan: no aplican porque no hay factura que numerar.

Secuencia NCF

Elige la secuencia de comprobante con la que saldrán las facturas de esa tienda. Solo aparecen las secuencias activas de tu empresa.

• Si eliges una secuencia, cada factura toma el siguiente número de esa numeración, igual que cualquier factura hecha a mano.
• Si la dejas vacía, la factura se crea sin comprobante fiscal. Es válido, pero esa venta no sustenta crédito fiscal para tu cliente ni aparece con NCF en el 607.
• Las secuencias que empiezan con E (E31, E32, …) son comprobantes electrónicos; el resto son NCF tradicionales.

La secuencia se valida contra tu empresa al guardarla: no es posible apuntar una tienda a la numeración de otra empresa.

Enviar e-CF a la DGII

Este interruptor solo se puede encender si elegiste una secuencia electrónica (E31, E32, …). Con un NCF tradicional no hay nada que enviar y el sistema lo bloquea.

Cuando está encendido, después de crear la factura Digimart encola la emisión del e-CF y la ejecuta unos minutos más tarde. Se encola a propósito: la DGII es un servidor externo y una emisión lenta o caída no debe alargar ni tumbar la recepción de la orden. La factura ya existe y es válida desde el primer momento.

Si el encolado falla, queda registrado en la Bitácora y siempre puedes emitir la factura a mano desde su detalle. Nunca se pierde la venta por un problema con la DGII.

• Antes de encenderlo, confirma que tu empresa ya esté certificada para facturación electrónica y en el ambiente correcto.
• La prueba de conexión de la tienda avisa si la secuencia está vencida, inactiva o agotada.

Forma de pago del cobro

Con qué forma de pago se registra el cobro de la factura: transferencia, tarjeta, efectivo u otro. Es un dato contable — define cómo se ve el movimiento en tu cuenta bancaria — y no cambia nada en Shopify.

Precio a facturar

De dónde sale el precio de cada línea. Es el ajuste que más afecta al cuadre de tu contabilidad:

• Precio cobrado en Shopify (por defecto): se factura exactamente lo que el cliente pagó, descuentos y cupones incluidos. La factura cuadra con el cobro que entra al banco.
• Precio del catálogo de Digimart: se usa el precio de lista de tu producto. Úsalo solo si tus dos catálogos están sincronizados; si difieren, la factura no coincidirá con lo cobrado.

Sea cual sea la opción, el impuesto, el costo y el nombre salen del producto de Digimart cuando la línea está mapeada. Con el precio de Shopify, además, se respeta el impuesto real que la orden trae de la tienda.

Almacén y cuenta bancaria

• Almacén: de dónde se descarga el inventario al facturar. Sin almacén no se puede cerrar la factura.
• Cuenta bancaria: dónde se registra el cobro. Sin ella, la orden pagada se queda como pedido y la Bitácora lo avisa como "Facturación omitida".
• Cliente por defecto (opcional): a quién se le factura cuando la orden no trae datos del comprador. Si lo dejas vacío, Digimart crea el cliente con los datos que mandó Shopify.

Cómo se resuelve el cliente

Al llegar una orden, Digimart busca al cliente en este orden: por correo, luego por teléfono. Si no lo encuentra, lo crea con los datos de Shopify (nombre, correo, teléfono y dirección de envío) y lo marca como originado en Shopify. Si la orden no trae comprador, usa el cliente por defecto de la tienda.

Moneda

El pedido y la factura se guardan en la moneda de la orden de Shopify. Si tu tienda vende en una moneda distinta a la local, Digimart aplica la tasa del día para el asiento contable, igual que cualquier otro documento en moneda extranjera.

Recomendaciones

• Empieza en modo solo pedido las primeras semanas: revisas a mano lo que llega y, cuando confíes en los datos, cambias a factura automática.
• No enciendas el envío a la DGII hasta haber facturado unas cuantas órdenes de prueba y verificado que los montos cuadran.
• Cambiar la configuración afecta a las órdenes nuevas. Lo ya facturado no se rehace.
• Usa el botón Probar de la tienda después de cada cambio: te dice si la combinación que elegiste puede realmente facturar.