Centros de Costos

Guía Completa para Segmentar tus Ingresos y Gastos

El módulo de Centros de Costos te permite clasificar los movimientos contables de tu negocio en unidades como sucursales, departamentos, proyectos o líneas de negocio. De esta forma puedes saber cuánto gasta o cuánto genera cada área, sin necesidad de crear cuentas contables separadas para cada una.

¿Qué es un Centro de Costo?

Un centro de costo es una etiqueta que identifica un área de tu empresa a la que se le asignan ingresos o gastos. Sirve para responder preguntas como: ¿cuánto gasta la sucursal Santiago?, ¿cuánto costó el proyecto de remodelación?, ¿qué departamento consume más recursos? En vez de mezclar todo en una sola cuenta, cada movimiento se marca con el centro de costo al que pertenece.

Ejemplos comunes de centros de costo: Sucursal Centro, Sucursal Este, Departamento de Ventas, Administración, Proyecto Torre A, Flota de Vehículos. Puedes agruparlos usando el campo Tipo (por ejemplo, tipo "Sucursal", tipo "Departamento" o tipo "Proyecto").

¿Para qué sirve?

• Rentabilidad por área: compara qué sucursal, departamento o proyecto es más rentable.
• Control de gastos: identifica dónde se está gastando más y toma decisiones con datos.
• Reportes segmentados: genera análisis y gráficos de distribución de gastos por centro de costo.
• Presupuestos: asigna y monitorea el gasto de cada unidad del negocio por separado.

Cómo llegar al módulo

En el menú lateral, dirígete a Contabilidad → Centros de Costos. También puedes acceder directamente desde la ruta /cost-centers. Allí verás el listado de todos los centros de costo creados, con opciones para buscar, filtrar, crear, editar, eliminar y exportar.

La Pantalla Principal

La tabla de centros de costo muestra las siguientes columnas: Ref (referencia o código), Nombre, Descripción, Tipo, Estado (Activo o Inactivo) y Creado (fecha de creación). En el extremo derecho de cada fila encontrarás los botones para editar y eliminar.

En la parte superior tienes los filtros: un buscador por nombre, un campo por Referencia, un campo por Tipo y un selector de Estado. Estos filtros se aplican de inmediato y también determinan qué registros se incluyen al exportar.

Paso 1: Crear un Centro de Costo

Haz clic en el botón Agregar ubicado en la parte superior derecha. Se abrirá una ventana con el formulario de creación.

1. Referencia: un código o número que identifica el centro de costo. Es obligatorio y no puede repetirse.
2. Tipo: categoría opcional para agrupar (ejemplo: Departamento, Proyecto, Sucursal).
3. Estado: selecciona Activo para que esté disponible al asignarlo, o Inactivo para deshabilitarlo. Es obligatorio.
4. Nombre: el nombre del centro de costo (entre 2 y 100 caracteres). Es obligatorio y no puede repetirse.
5. Descripción: texto opcional para explicar de qué se trata (hasta 500 caracteres).

Al terminar, haz clic en Aceptar para guardar. Si la referencia o el nombre ya existen, el sistema te avisará y no permitirá duplicados.

Importante: puedes crear hasta 500 centros de costo por empresa. Si necesitas más, comunícate con soporte para ampliar el límite.

Paso 2: Editar un Centro de Costo

Para modificar un centro de costo, haz clic en el ícono de lápiz (Editar) en la fila correspondiente. Se abrirá la misma ventana con los datos precargados. Ajusta lo que necesites (referencia, tipo, estado, nombre o descripción) y guarda los cambios. Las mismas reglas de nombres y referencias únicas aplican al editar.

Consejo: si un centro de costo ya no se usa pero tiene movimientos históricos, cambia su Estado a Inactivo en lugar de eliminarlo. Así deja de aparecer en las listas de selección sin perder la información contable ya registrada.

Paso 3: Eliminar un Centro de Costo

Haz clic en el ícono de papelera (Eliminar). Antes de borrar, Digimart verifica automáticamente si el centro de costo está siendo utilizado en facturas, gastos o asientos contables.

• Si no está en uso: podrás eliminarlo de forma segura.
• Si está en uso: el sistema te mostrará en cuántos registros aparece y bloqueará la eliminación para evitar la pérdida de información. En ese caso, la recomendación es marcarlo como Inactivo.

Esta validación protege la integridad de tu contabilidad: nunca se elimina un centro de costo que tenga movimientos asociados.

Cómo se Asigna un Centro de Costo

Crear el centro de costo es solo el primer paso. Para que aparezca en los reportes, debes asignarlo a los movimientos. La asignación se hace principalmente a nivel de línea del asiento contable, es decir, sobre cada renglón de ingreso o gasto.

En Asientos Contables

Al crear o editar un asiento contable manual, cada línea del asiento tiene una columna Centro de Costos donde puedes seleccionar el centro correspondiente. También puedes editar el centro de costo de asientos ya generados desde la vista de detalle del asiento, en la opción de edición de líneas contables.

En Facturas y Gastos

En los documentos que trabajan con líneas de detalle (como gastos y otros documentos con partidas contables), cada línea puede llevar su propio centro de costo. Cuando el módulo de centros de costo está activo y hay centros creados, aparece la opción Centro de Costos junto a cada renglón para que lo asignes antes de guardar el documento.

En Préstamos y Otros Módulos

Algunos módulos como Préstamos incluyen un campo Centro de Costo a nivel del documento completo, para clasificar toda la operación bajo una misma área. Solo se muestran los centros de costo en estado Activo.

El Reporte de Centro de Costo

Una vez que tus movimientos tienen centros de costo asignados, puedes analizarlos en el reporte dedicado. Encuéntralo en Reportes → Centro de Costo (ruta /reports/cost-center-report). Este reporte cruza los proyectos con los centros de costo para mostrar cuánto se ha movido en cada combinación.

Para generarlo, configura los filtros: selecciona el Rango de Fechas, elige uno o varios Proyectos (o déjalo en "Todos") y uno o varios Centros de Costo. Luego haz clic en Generar Reporte.

El resultado muestra tarjetas de resumen (Total General, cantidad de proyectos, cantidad de centros de costo y total de entradas) y un desglose agrupado por proyecto, donde cada proyecto se puede expandir para ver el detalle por centro de costo con su monto y número de entradas. Puedes exportar el reporte a PDF (con vista previa) o a Excel/CSV.

Distribución de Gastos (Analítica)

Dentro de la propia pantalla de Centros de Costos, el botón de gráficos (ícono de barras) despliega un panel de analítica de distribución. Allí puedes ver, para un período seleccionado, cuánto se ha distribuido entre los distintos centros de costo, tanto en forma de tabla como de gráfico circular o de barras.

El panel muestra el total distribuido, cuántos centros tienen gastos frente al total de centros, y el detalle con monto, porcentaje y cantidad de entradas por cada centro. Usa el selector de período para acotar las fechas y el botón de expandir para verlo a pantalla completa.

Exportar Centros de Costos

El botón Exportar ofrece dos opciones: Exportar a Excel (descarga un archivo .xlsx) y Exportar a Google Sheets (genera una hoja de cálculo en línea y la comparte por correo). La exportación respeta los filtros de búsqueda, referencia, tipo y estado que tengas aplicados en ese momento. El archivo incluye referencia, nombre, descripción, tipo, estado y fecha de creación.

Importar Centros de Costos

Si necesitas cargar muchos centros de costo de una sola vez, existe una herramienta de importación en Importar → Centros de Costos (ruta /import/cost-centers). Sigue el asistente para subir tu archivo y mapear las columnas.

Conceptos Clave

• Referencia: código único que identifica el centro de costo. Es obligatorio y no se puede repetir dentro de tu empresa.
• Nombre: el nombre descriptivo del centro. Debe ser único y tener entre 2 y 100 caracteres.
• Tipo: etiqueta opcional para agrupar centros (por ejemplo: Sucursal, Departamento, Proyecto).
• Estado: Activo significa que está disponible para asignarlo; Inactivo lo oculta de las listas sin borrar su historial.
• Asignación: acción de vincular un centro de costo a una línea de asiento, factura, gasto u otro documento para que aparezca en los reportes.
• Distribución: el reparto de los montos entre los distintos centros de costo en un período, visible en la analítica y en los reportes.

Errores Comunes y Recomendaciones

• Crear el centro pero no asignarlo: si el reporte aparece vacío, verifica que estés asignando el centro de costo a las líneas de tus asientos, facturas o gastos. Un centro sin movimientos asignados no muestra montos.
• Referencia o nombre duplicado: el sistema no permite dos centros con la misma referencia o el mismo nombre. Usa códigos y nombres distintos.
• Intentar eliminar un centro en uso: no se puede borrar si tiene movimientos asociados. Márcalo como Inactivo en su lugar.
• No ver la opción de centro de costo en las líneas: la columna solo aparece cuando existe al menos un centro de costo creado. Crea uno primero.
• Confundir Tipo con estado: el Tipo es una etiqueta de agrupación libre; el Estado (Activo/Inactivo) controla la disponibilidad. Son campos independientes.
• Superar el límite de 500 centros: planifica tu estructura para no llenarla de centros innecesarios; usa el campo Tipo para organizar en lugar de crear muchos centros similares.

Ejemplo Práctico

Supongamos que tienes tres sucursales: Centro, Este y Santiago. Creas tres centros de costo con referencias SUC-01, SUC-02 y SUC-03, todos con Tipo "Sucursal" y estado Activo.

A partir de ese momento, cada vez que registras un gasto (alquiler, electricidad, nómina) o una venta, asignas la línea al centro de costo de la sucursal que corresponde. Al final del mes, generas el Reporte de Centro de Costo para el período y obtienes de inmediato cuánto gastó y cuánto vendió cada sucursal, con su monto y porcentaje de participación, para decidir dónde reforzar y dónde recortar.