Empleados y Nóminas en Digimart

Guía Completa de Gestión de Personal, Nóminas y Contabilidad

El módulo de Empleados y Nóminas permite gestionar todo el ciclo de vida del personal: desde la creación del empleado, el cálculo de nóminas con deducciones legales dominicanas (AFP, SFS, ISR, SRL, INFOTEP), la generación de asientos contables automáticos, hasta el envío de comprobantes de pago por correo electrónico. También incluye reportes gubernamentales DGT-3 y DGT-4 para el Ministerio de Trabajo.

Crear un Empleado

Para crear un nuevo empleado, dirígete a la sección Empleados y haz clic en "Nuevo Empleado". Se abrirá un formulario con tres pestañas que debes completar.

Pestaña 1: Datos Principales

Ingresa la información personal del empleado: nombre y apellido (obligatorios), tipo de identificación (Cédula, Pasaporte o RNC), número de identificación, correo electrónico, teléfono, país, ciudad y dirección completa.

Pestaña 2: Contrato

Define la información laboral: posición o cargo, área de trabajo, tipo de contrato (Indefinido o Temporal), fecha de contratación, jornada laboral (Diurna o Nocturna), y si el empleado es vigilante. También puedes registrar la contraseña de TSS (Tesorería de la Seguridad Social) del empleado.

Pestaña 3: Forma de Pago

Configura el salario del empleado, la frecuencia de pago (Mensual, Quincenal o Semanal) y el método de pago (Efectivo, Transferencia, Cheque, Transferencia Internacional o Depósito). Si el pago es por transferencia, ingresa el nombre del banco, número de cuenta y tipo de cuenta (Corriente o Ahorros).

Importante: El empleado se crea con estado Activo por defecto. Solo los empleados activos se incluyen automáticamente al crear una nómina.

Estados del Empleado

• Activo: El empleado está trabajando actualmente. Se incluye automáticamente en las nóminas.
• Inactivo: El empleado está temporalmente inactivo. No se incluye en nuevas nóminas.
• Suspendido: El empleado está suspendido temporalmente.
• Terminado: La relación laboral ha finalizado. Se registra la fecha de terminación.

Para cambiar el estado de un empleado, ve a la lista de empleados, haz clic en el menú de acciones (tres puntos) del empleado y selecciona "Cambiar estado".

Configurar la Nómina

Antes de generar tu primera nómina, es recomendable revisar la configuración de tasas y deducciones. Dirígete a Ajustes → Configuración de Nómina. El sistema viene precargado con las tasas legales vigentes de la República Dominicana.

Tasas de Horas Extras

• Horas extras diurnas: 35% de recargo
• Horas extras nocturnas: 15% de recargo
• Horas extras fines de semana: 100% de recargo
• Horas extras feriados: 100% de recargo

Deducciones del Empleado

• AFP (Administradora de Fondos de Pensiones): 2.87%
• SFS (Seguro Familiar de Salud): 3.04%
• ISR (Impuesto Sobre la Renta): según escala progresiva

Aportes del Empleador

• AFP Empleador: 7.10%
• SFS Empleador: 7.09%
• INFOTEP: 1% (sobre salario neto)
• SRL (Seguro de Riesgo Laboral): 1.10%

Escala del ISR (Impuesto Sobre la Renta)

• Exento: Salario anual cotizable hasta RD$416,220.01 — ISR = 0
• Escala 1: De RD$416,220.01 a RD$624,329.04 — 15% del excedente
• Escala 2: De RD$624,329.04 a RD$867,123.01 — RD$31,216 + 20% del excedente
• Escala 3: Más de RD$867,123.01 — RD$79,776 + 25% del excedente

Nota importante: La configuración se guarda como una "foto" al momento de crear cada nómina. Cambiar la configuración después no afecta nóminas previamente creadas, solo las futuras.

Gestionar Conceptos Contables de Nómina

Los conceptos contables son la pieza clave que conecta los cálculos de nómina con tu contabilidad. Cada concepto vincula un elemento de la nómina (como AFP Empleado o Salario Neto) con una cuenta contable específica de tu plan de cuentas. Dirígete a Ajustes → Conceptos Contables para gestionarlos.

Conceptos del Sistema (Automáticos)

Al completar tu primera nómina, el sistema crea automáticamente 12 conceptos contables predeterminados. También puedes crearlos manualmente haciendo clic en "Crear Sistema" desde la página de Conceptos Contables.

1. Costo Total de Nómina (débito)
2. AFP Empleado (crédito)
3. SFS Empleado (crédito)
4. ISR Empleado (crédito)
5. INFOTEP Empleador (crédito)
6. AFP Empleador (crédito)
7. SFS Empleador (crédito)
8. SRL Empleador (crédito)
9. Salario Neto Total (crédito — usa la cuenta bancaria si está configurada)
10. Horas Extras Diurnas al 15%
11. Horas Extras Nocturnas al 35%
12. Horas Extras Fin de Semana/Feriados al 100%

Paso obligatorio: Después de que el sistema cree estos conceptos, debes asignar una cuenta contable a cada uno. Sin las cuentas asignadas, no podrás completar la nómina. El sistema te indicará exactamente cuáles conceptos están pendientes de configuración.

Editar un Concepto Contable

Haz clic en el ícono de lápiz junto al concepto. Para conceptos del sistema, solo puedes editar la descripción y la cuenta contable asignada (no el nombre ni el tipo). Para conceptos personalizados, puedes editar todos los campos.

Crear una Nómina

Ve a Nóminas y haz clic en "Nueva Nómina". Debes seleccionar el período de la nómina (fecha inicio y fecha fin). Opcionalmente, puedes seleccionar empleados específicos. Si no seleccionas ninguno, se incluirán todos los empleados activos automáticamente.

La nómina se crea en estado Pendiente. En este punto puedes agregar o quitar empleados antes de calcular.

Registrar Datos Adicionales por Empleado

Antes de calcular la nómina, puedes registrar datos adicionales para cada empleado desde su perfil individual:

• Horas Extras: Registra horas extras diurnas, nocturnas, de fin de semana o feriados para el período de la nómina.
• Ingresos Adicionales: Bonificaciones, comisiones u otros ingresos extra.
• Deducciones Adicionales: Préstamos, adelantos u otras deducciones especiales.

Calcular la Nómina

Desde la vista de detalle de la nómina, haz clic en Acciones → Calcular Nómina (o el botón amarillo de calculadora en la lista). El sistema procesará cada empleado automáticamente.

¿Qué calcula el sistema?

Para cada empleado se ejecutan los siguientes pasos:

1. Normaliza el salario a mensual: Convierte según la frecuencia de pago (quincenal se multiplica por 2, semanal se ajusta proporcionalmente).
2. Calcula prorrateo si aplica: Si el empleado fue contratado durante el período de la nómina, el salario se prorratea según los días laborables trabajados.
3. Calcula horas extras: Aplica los porcentajes de recargo según el tipo de hora extra (15%, 35% o 100%) sobre la tarifa horaria base.
4. Aplica deducciones del empleado: AFP (2.87%) + SFS (3.04%) sobre el salario bruto prorrateado.
5. Calcula el ISR: Sobre el salario cotizable DGII (salario bruto - AFP - SFS), usando la escala progresiva anualizada y luego dividida entre 12.
6. Calcula el salario neto: Salario cotizable DGII menos el ISR mensual.
7. Calcula aportes del empleador: AFP (7.10%) + SFS (7.09%) + INFOTEP (1%) + SRL (1.10%).
8. Calcula costo total del empleador: Salario prorrateado + horas extras + todos los aportes del empleador.

Una vez calculada, la nómina pasa a estado Calculada. Ahora puedes revisar los montos de cada empleado, ver el resumen general con los totales desglosados, y previsualizar el reporte PDF.

Prorrateo por Fecha de Contratación

Si un empleado fue contratado a mitad del período de nómina, el sistema calcula automáticamente el prorrateo. Toma en cuenta el horario laboral del empleado (Lunes-Viernes, Lunes-Sábado o todos los días) para determinar el divisor correcto: 23.83 días para Lun-Vie, 28.6 para Lun-Sáb, o 30 para todos los días. Calcula el salario diario y lo multiplica por los días efectivamente trabajados.

Resumen de la Nómina Calculada

La vista de detalle muestra un resumen completo dividido en cuatro secciones: Totales (salario neto y costo empleador), Deducciones Empleados (AFP, SFS e ISR), Aportes Empleador (AFP, SFS, INFOTEP y SRL) y Horas Extras si las hay.

Completar la Nómina

Cuando estés satisfecho con los cálculos, haz clic en Acciones → Completar Nómina (o el botón verde de check). Esto ejecuta las siguientes acciones:

1. Verifica que todos los conceptos contables de nómina tengan una cuenta contable asignada.
2. Genera los asientos contables automáticamente: un débito por el costo total y múltiples créditos por cada deducción, aporte y salario neto.
3. Si hay una cuenta bancaria configurada, el crédito del salario neto se registra contra esa cuenta.
4. Marca todos los empleados y la nómina como "Completados".

Si falta configurar conceptos contables: El sistema mostrará un error detallado indicando exactamente cuáles conceptos necesitan una cuenta contable asignada. Ve a Ajustes → Conceptos Contables para configurarlos.

Cuenta Bancaria para Desembolso

En la vista de detalle de la nómina, puedes seleccionar la cuenta bancaria que se usará para el desembolso. Esta cuenta aparecerá como crédito (salida de dinero) en el asiento contable del salario neto. Si cambias la cuenta bancaria después de completar la nómina, los asientos contables se regeneran automáticamente.

Descargar y Enviar Comprobantes de Pago

Una vez que la nómina está calculada o completada, puedes generar comprobantes de pago en PDF para cada empleado.

Reporte General de Nómina

Desde el menú Acciones de la nómina, selecciona "Ver Reporte PDF" para previsualizar el reporte completo, o "Descargar Reporte PDF" para descargarlo. Este reporte incluye el resumen de todos los empleados con sus respectivos cálculos.

Comprobante Individual por Empleado

En la tabla de empleados de la nómina, cada empleado tiene un ícono de descarga a la derecha. Al hacer clic, se abre un modal con dos opciones:

• Enviar por correo electrónico: Ingresa el correo del empleado (se carga automáticamente si está registrado). Puedes agregar hasta 3 correos en copia (CC). Haz clic en "Enviar comprobante" para que el empleado reciba su recibo de pago en su bandeja de entrada.
• Descargar PDF: Descarga el comprobante de pago individual directamente a tu computadora.

Recalcular una Nómina

Si necesitas corregir datos después de calcular o completar una nómina, puedes recalcularla desde Acciones → Recalcular Nómina. Esto eliminará los asientos contables existentes, recalculará todos los montos de cada empleado con los datos actualizados, y regenerará los asientos contables. Esta opción está disponible tanto para nóminas calculadas como completadas.

Ciclo de Vida Completo de una Nómina

1. Crear la nómina seleccionando el período y los empleados. Estado: Pendiente.
2. Registrar datos adicionales (opcional): horas extras, ingresos y deducciones adicionales por empleado.
3. Calcular la nómina. El sistema procesa AFP, SFS, ISR, SRL, INFOTEP, horas extras y prorrateos. Estado: Calculada.
4. Revisar los resultados: Verifica montos por empleado, totales y resumen. Previsualiza el PDF.
5. Seleccionar cuenta bancaria para el desembolso (opcional pero recomendado).
6. Completar la nómina. Se generan los asientos contables automáticamente. Estado: Completada.
7. Enviar comprobantes de pago a cada empleado por correo electrónico o descargar los PDF.
8. Recalcular si necesitas hacer correcciones (incluso después de completar).

Pestañas de la Vista de Detalle

• Asientos: Muestra los asientos contables generados al completar la nómina. Incluye todos los débitos y créditos con sus cuentas correspondientes.
• Comentarios: Espacio para agregar notas y comentarios sobre la nómina.
• Documentos: Centro de documentos para adjuntar archivos relacionados.

Reportes Gubernamentales

Digimart genera automáticamente los reportes requeridos por el Ministerio de Trabajo de la República Dominicana.

Reporte DGT-3 (Anual)

El DGT-3 es la declaración anual de personal fijo. Incluye todos los empleados activos con contrato indefinido. Contiene datos como documento de identidad, nombres, fecha de nacimiento, sexo, salario, fecha de ingreso, código de ocupación, vacaciones, turno, localidad, nacionalidad y nivel educativo. Puedes previsualizarlo, generarlo y descargarlo en formato TXT (formato oficial del Ministerio) o Excel.

Reporte DGT-4 (Mensual)

El DGT-4 reporta los cambios de personal de cada mes. Detecta automáticamente tres tipos de novedades: NI (Nueva Incorporación — empleados contratados en el mes), NS (Nueva Salida — empleados terminados en el mes) y NC (Novedad de Cambio — empleados con modificaciones en el mes). Disponible en formato TXT y Excel.

Ejemplo Práctico: Tu Primera Nómina

1. Ve a Ajustes → Configuración de Nómina y verifica que las tasas estén correctas (el sistema viene con los valores por defecto de RD).
2. Ve a Ajustes → Conceptos Contables y haz clic en "Crear Sistema" para generar los 12 conceptos de nómina. Luego asigna una cuenta contable del plan de cuentas a cada concepto.
3. Crea tus empleados desde Empleados → Nuevo Empleado con su salario, frecuencia de pago y datos de contrato.
4. Ve a Nóminas → Nueva Nómina, selecciona el período (ej: 01/01/2025 - 31/01/2025) y crea la nómina.
5. Si algún empleado tiene horas extras, regístralas desde su perfil antes de calcular.
6. Haz clic en Calcular. Revisa que los montos sean correctos para cada empleado.
7. Selecciona la cuenta bancaria de desembolso.
8. Haz clic en Completar. Los asientos contables se generarán automáticamente.
9. Envía los comprobantes de pago a cada empleado por correo electrónico.

Supongamos que tienes un empleado con salario mensual de RD$50,000. El sistema calculará: AFP Empleado RD$1,435 (2.87%), SFS Empleado RD$1,520 (3.04%), quedando un salario cotizable de RD$47,045. Como su salario anual cotizable (RD$564,540) cae en la primera escala del ISR, se le aplicará un ISR mensual. El empleador aportará AFP RD$3,550 (7.10%), SFS RD$3,545 (7.09%), INFOTEP y SRL adicionales.